Переваги DPO в компанії
Data Protection Officer (DPO) – це фахівець, відповідальний за захист даних та приватність у компанії. У деяких випадках наявність DPO є прямою вимогою GDPR, а в інших, компанія сама вирішує, чи призначати DPO. Нижче розглянемо, чому роль DPO вигідна для бізнесу – як у ситуаціях, коли це обов’язок, так і коли це свідомий вибір компанії.
Обов’язок призначати DPO
GDPR (стаття 37) прямо вимагає призначити DPO у наступних випадках:
- ви є публічним органом;
- основна діяльність компанії пов’язана з регулярним і систематичним моніторингом осіб в значному масштабі (large scale);
- основна діяльність компанії – обробка спеціальних категорій даних (чутливі дані, чи дані про правопорушення) у значному обсязі (large scale).
У таких випадках відсутність призначеного DPO розцінюється як порушення GDPR. За непризначення DPO, коли він потрібен, можуть бути накладені штрафи.
Наприклад, у 2022 році Бельгійський регулятор оштрафував IAB Europe на 250 000 євро – серед порушень було й те, що компанія не призначила DPO.
Також у 2022 році Італійський регулятор (Garante) наклав штраф 200 000 євро на компанію Amiu S.p.A. – було встановлено, що в компанії не було призначено DPO всупереч вимогам GDPR.
Читайте також: GDPR Compliance: від теорії до практики
In-house DPO чи outsourced?
DPO може бути як внутрішнім працівником компанії (in-house) так і зовнішнім консультантом (outsourced). Обидва варіанти рівнозначно визнаються GDPR, але мають свої переваги й особливості.
Внутрішній DPO добре знає структуру, бізнес-процеси та культуру компанії, однак такий DPO повинен мати гарантовану незалежність і не перебувати в конфлікті інтересів. Наприклад, DPO не може одночасно очолювати відділ інформаційної безпеки або управління ризиками, адже це може впливати на його об’єктивність.
Зовнішній DPO (DPO-as-a-Service) – фахівець або компанія, яка виконує функції DPO. Головна перевага зовнішнього підходу – відсутність конфлікту інтересів і ширший досвід: такі DPO працюють із кількома клієнтами, розуміють різні бізнес-моделі та можуть застосовувати перевірені рішення. До того ж, аутсорсинг DPO часто є економічно вигіднішим для малого та середнього бізнесу, оскільки не потребує постійного утримання фахівця у штаті.
У будь-якому форматі – внутрішньому чи зовнішньому – DPO повинен залишатися доступним для працівників, брати участь у плануванні нових процесів і надавати незалежні поради, коли виникають питання щодо приватності.
DPO як інструмент зниження ризиків
Навіть якщо ваша компанія не зобов’язана призначити DPO відповідно до статті 37 GPDR, його призначення суттєво знижує ризики невідповідності GDPR.
DPO глибоко інтегрується у процеси обробки даних у компанії, моніторить їхню відповідність GDPR на постійній основі. На відміну від разових консультацій, DPO бере участь у побудові процесів з самого початку і контролює їхню якість.
Окрім цього, DPO стежить за змінами в законодавстві й практиках і вчасно впроваджує необхідні зміни у вашій компанії, що мінімізує ризик претензій від регуляторів.
Як результат, DPO дозволяє тримати комплаєнс під постійним контролем, зменшуючи вірогідність штрафів і інцидентів.
Як DPO підвищує конкурентність та довіру до компанії?
Призначаючи DPO, компанія вибудовує privacy-oriented культуру бізнесу, що прямо впливає на її репутацію та успіх на ринку.
По-перше, це підвищує довіру користувачів. Користувачі довіряють компанії, яка прозора у питаннях приватності, що допомагає будувати лояльність і позитивний імідж бренду.
По-друге, орієнтація на приватність надає конкурентну перевагу. Бізнес-партнери і замовники усе більше цінують приватність, а отже наявність DPO допомагає вигідно вирізняється серед конкурентів.
Фактично, інвестування в приватність стає вашим маркетинговим плюсом: ви не просто виконуєте мінімальні вимоги, а й йдете далі для захисту клієнтів, що приваблює клієнтів та партнерів.
По-третє, DPO – це вагомий доказ комплаєнсу. Якщо до компанії виникнуть питання у наглядових органів, наявність призначеного DPO може слугувати одним з доказів вашої відповідності та проактивної позиції.
Читати: Законодавство про приватність у 2026. Які ключові акти, регулювання та закони у світі?
Роль DPO у взаємодії з користувачами та регуляторами?
DPO також виступає посередником між вашою компанією та зовнішнім світом у питаннях приватності. Він є офіційною контактною особою для суб’єктів даних і контролюючих органів.
Запити від користувачів щодо їхніх персональних даних (доступ, зміну або видалення даних) обробляються професійно і в установлені строки. DPO забезпечує кваліфіковане реагування на звернення, допомагає користувачам реалізувати свої права та роз’яснює їм політику компанії щодо приватності.
У відносинах із регуляторами DPO може повідомляти про витоки даних або інші інциденти, консультуватись з регулятором у разі сумнівів щодо обробок, готувати компанію до можливих перевірок.
Якщо регулятор запитує інформацію або здійснює перевірку, DPO представляє компанію і забезпечує компетентну комунікацію від її імені, що знімає цей тягар з керівництва.
Отже, призначення DPO – це не лише питання формального виконання вимог, а й стратегічне рішення для бізнесу. DPO допомагає побудувати стійку систему обробки даних, підвищує довіру до бренду та мінімізує ризики.
Роль DPO – це інвестиція в надійність і розвиток вашої компанії, яка окупається і захистом від штрафів, і конкурентним успіхом у довгостроковій перспективі.
Щоб не мати справ із ризиками й штрафами, варто подбати про це заздалегідь — призначити DPO або сформувати команду, яка візьме на себе повну відповідність вимогам GDPR.
Legal IT Group може допомогти — як ваш External Data Protection Officer або команда спеціалістів із приватності.
Подбаймо про GDPR-комплаєнс разом.
