IP RIGHTS: аудит, документація, систематизація

На сьогодні важко уявити компанію, у якої були б відсутні будь-які активи у вигляді об’єктів інтелектуальної власності. У той самий час, на ринку існує безліч компаній, що нехтують належним захистом та оформленням прав на такі об’єкти та унаслідок цього стикаються з їхнім порушенням.

Для великої когорти компаній заробіток на ліцензуванні та загалом на монетизації об’єктів інтелектуальної власності (програми, софти, коди, застосунки, музика тощо) — є левовою часткою їхнього загального заробітку, якщо не єдиною.

До прикладу, з 1993 року IBM заробляє близько 1 мільярда доларів США на рік на ліцензуванні непрофільних технологій. 

Саме тому захист активів ІВ —  це безпека всієї компанії.

IP-аудит — це інструмент, який дозволяє всеосяжно оцінити статус об’єктів інтелектуальної власності  у компанії, виявити та знешкодити ризики, пов’язані із цим.

Можна виділити три складові IP-аудиту:

1. Інвентаризація об’єктів авторського права;
2. Перевірка документації;
3. Усунення IP-gaps.

Інвентаризація об’єктів авторських прав: з чого почати?

IP-аудит, як і будь-який інший вид аудиту, починається з інвентаризації, у цьому випадку – з інвентаризації наявних об’єктів авторського права. Цей етап є дуже важливим, оскільки під час його проведення можна зрозуміти загальний стан речей та виявити ризики для компанії, що стосуються права інтелектуальної власності. 

Спершу потрібно ідентифікувати, які об’єкти інтелектуальної власності є в арсеналі компанії, для того, щоб їх перевірити — це крок № 1.

Для цієї мети доцільно вивести декілька питань, відповіді на які допоможуть ідентифікувати наявні об’єкти інтелектуальної власності:

Що є основним продуктом, який генерує продажі? 

• Додаток, код, фільм, відео, бази даних, SaaS тощо.

Що є додатковим продуктом?

• Відео-гайди, мануали тощо.

Що використовується для реклами?

• Лого, торговельна марка, дизайни, креативи, 

Крок № 2 — встановити, кому належать права на такі об’єкти.

Торговельні марки — перевіряємо, чи є реєстрація у потрібних юрисдикціях, а також хто власник. Навіть якщо ви впевнені, що торговельна марка вже давним-давно має реєстрацію, то варто перевірити, чи не потрібно її поновити або продовжити. В Україні, до прикладу, УКРНОІВІ вимагає поновлення реєстрації ТМ кожні 10 років, а в США USPTO зобов’язує подавати доказ використання ТМ між 5-им та 6-им роком реєстрації. 

Перевірити можна за міжнародною базою ТМ WIPO або ж за локальними — USPTO (США), EUIPO(ЄС), УКРНОІВІ (Україна) та іншими.

Торговельна марка — інструмент, що захищає репутацію бренду на ринку, створює впізнаваність і підвищує цінність для інвесторів. До того ж існують ризики того, що ваш бренд може цілком легітимно зареєструвати хтось інший, якщо ви не потурбуєтесь про це вчасно. 

Отже, якщо ваш бренд ще не має зареєстрованої ТМ— радимо це виправити якнайшвидше, щоб уникнути неприємностей у майбутньому.

Для того, щоб визначитись, де реєструвати ТМ, спершу зверніть увагу на ту юрисдикцію, де ви наразі оперуєте, а також на ту, чий ринок хотіли б охопити в найближчому майбутньому. 

Об’єкти авторського права — перевіряємо, на яких засадах були створені такі об’єкти: працівником компанії чи незалежним підрядником. Обов’язково перевіряємо вміст договорів з такими суб’єктами на положення щодо передачі майнових прав ІВ.

Якщо ж передачі прав не існує або вона була лише за «джентльменською угодою», тоді це великий ризик, який потрібно брати до уваги.

Крок № 3 – виявлення IP-gaps.

IP-gap — це прогалина/лазівка/Ахіллесова п’ята у захисті прав на об’єкти ІВ компанії. Тобто це найвразливіше місце, яке може використати конкурент, а коли бізнес побудований навколо якогось одного чи двох об’єктів авторського права — це серйозна загроза його життєздатності. 

IP-gaps можуть існувати в різних формах та проявах, до прикладу:

Незахищені активи — бізнес продає IT продукт, проте договору із його розробником немає  —  бо  «домовились на словах».

Ризик: Продукт продається незаконно, оскільки всі майнові права належать розробнику, який може у будь-який момент заявити про них. У такому разі бізнес буде змушений відмовитися від ключового продукту. 

Нехтування наявними активами — компанія потурбувалася про реєстрацію об’єктів інтелектуальної власності, у неї є патенти, дизайни, торговельні марки, але у всіх них один недолік — їх не використовують. Об’єкти інтелектуальної власності — це активи. Щоб вони приносили користь, їх потрібно реально використовувати, інакше їх набуття — це марна трата часу та ресурсів компанії.

Ризик: Торговельна марка, до прикладу, припадала пилом десь в арсеналі компанії — як наслідок, це створило загрозу оскарження її реєстрації. Така загроза виникає після 5-ти років невикористання ТМ, при цьому оскаржити реєстрацію може будь-хто. Окрім цього, це втрачений потенціал та заробіток компанії, адже об’єкт інтелектуальної власності  завжди можна монетизувати.

Відсутність контролю з боку компанії — якщо компанія не контролює використання її активів, зростає загроза порушення її прав..

Ризик: Паразитування недобросовісних конкурентів на вашому бренді, продаж контрафакту тощо — це все великі репутаційні ризики, які можуть також потягнути за собою фінансові збитки.

Ігнорування комерційної таємниці — шаблонні, слабкі NDA, або ж їхня відсутність.

Ризик: Необізнаність працівників/підрядників та ігнорування компанією важливості комерційної таємниці спричиняють відсутність у неї будь-якого контролю над поширенням чутливої та цінної інформації про внутрішні процеси та клієнтську базу, зокрема.

Виявлення прогалин у ланцюгу прав для їх усунення — це, власне, і є основна мета аудиту.

Перевірка документації: на що звернути увагу?

Політики, договори з підрядниками, трудові контракти та інші документи — це важливі інструменти роботи бізнесу, які мають бути систематизовані та актуалізовані задля уникнення прогалин.

Перевірка таких документів — це ще один окремий етап IP-аудиту.

Які документи перевіряємо?

Договори:

• Договори з кріейторами (договори про надання послуг, трудові договори, авторські договори, NDA, NCA);
• Договори з вендорами (ліцензія, субліцензія);
• Договори з клієнтами (зокрема Terms of Use, EULA, договір на послуги, SaaS);
• Договори з партнерами, співавторами.

Важливо:

Перевіряємо ланцюг та порядок передачі прав на об’єкти ІВ, їхній обсяг, строк дії та обсяг ліцензій. Зверніть увагу також на гарантії, дисклеймери та умови зазначення авторства.

Політики:

• Положення про комерційну таємницю та конфіденційність;
• Політика використання ШІ;
• Політика використання робочої техніки;
• IP політики, тренінги для команди;

Важливо:

Перевіряємо актуальність положень політик, особливо релевантно для сфер, що дуже швидко розвиваються та змінюються, до прикладу — регулювання використання ШІ.

Реєстри:

• Перевірка реєстрів об’єктів авторських прав та торговельних марок: EUIPO, USPTO, IPO, УКРНОІВІ та ін;
• Перевірка пошти, зазначеної при реєстрації. 

Важливо:

Перевірити, чи не прийшло опозицій, чи інших повідомлень через офіційні канали.

Отже, мета цього етапу полягає також у виявленні IP-gaps.

До цієї ж теми варто згадати про доктрину «work for hire», згідно з якою права на твір, створений в рамках трудових відносин, автоматично передаються роботодавцю (замовнику). Така концепція дуже вигідна для роботодавців, оскільки захищає їхні інтереси та може додати юридичної ваги аргументам в суді у спорах, що стосуються права інтелектуальної власності на службові твори.

Проте саме існування такої доктрини, не означає її автоматичне застосування у всіх випадках. 

До прикладу, принцип не застосовується до творів, що захищені патентом, комерційною таємницею чи торговельною маркою. 

Існує чіткий перелік об’єктів, які можуть підпадати під цю доктрину, з додатковими умовами:

• Твір, спеціально замовлений для використання як внесок у колективну роботу; 
• Частина кінофільму або іншого аудіовізуального твору; 
• Переклад;
• Допоміжний твір (твір, створений для публікації разом із основним твором іншого автора або як його доповнення.);
• Компіляція (твори, створені шляхом вибору, організації та збирання попередньо існуючих матеріалів);
• Навчальний текст;
• Тест;
• Матеріал для відповідей на тест;
• Атлас.

Окрім цього, є певні умови, для застосування цієї доктрини: 

1. Об’єкт створений працівником як частина його трудових обов’язків;
2. Об’єкт створений в результаті прямої письмової угоди між творцем і стороною, яка спеціально замовляє або доручає його виконання.

IP- gap — способи вирішення та попередження їх виникнення.

Як можна зрозуміти, мета у цих двох етапів одна — виявлення прогалин в ланцюгу прав на об’єкти ІВ.

Виявлення проблеми — це половина від її вирішення.

Виявили, що далі?

• Оформлюємо передачу прав на потрібні об’єкти ІВ — укладаємо якісні договори, передаємо майнові права повністю чи частково (залежно від потреб компанії);
• Реєструємо чи продовжуємо реєстрацію ТМ — у кожного відомства є усталена процедура. Строки та етапи можуть трохи різнитися, тому варто перевіряти на офіційних джерелах.
• Актуалізуємо договори — змінюємо неактуальні положення, поновлюємо терміни договорів.
• Захищаємо комерційну таємницю компанії — укладаємо NDA з підрядниками та працівниками.

Такі кроки виправлять ситуацію та захистять ваші активи, проте варто розуміти, що IP-аудит вимагає системності.

Радимо визначити відповідального, який буде слідкувати за його проведенням та повідомляти про ризики заздалегідь.

Для того, щоб попередити ризики варто:

• Проводити регулярний IP-аудит;
• Актуалізувати договори та шаблони;
• Відстежувати конкурентів та ринкові тенденції;
• Вчасно зареєструвати активи ІВ;
• Підвищувати обізнаність команди у сфері права ІВ;
• Використовувати свої об’єкти ІВ як активи— комерціалізувати та монетизувати;
• Визначити відповідальну особу;

Системність — запорука безпеки, прогалини, виявлені вчасно, можна усунути без будь-яких втрат.

Висновок:

IP-аудит — це перевірка на життєздатність об’єктів інтелектуальної власності компанії. Він необхідний для виявлення прогалин у ланцюгу прав та запобігання їх порушенню. Основними елементами такого аудиту є інвентаризація об’єктів авторського права та перевірка документації, їх об’єднує одна мета — виявити IP-gaps та усунути їх. Проте важливо пам’ятати, що такий аудит — не разова дія та вимагає системного підходу  для його ефективності. 

Команда Legal IT Group з радістю допоможе з проведенням якісного IP-аудиту для вашої компанії!