Де насправді живе ваш бізнес: податкові ризики управління українською компанією з Польщі

Після початку повномасштабної війни значна кількість українських підприємців, власників бізнесу та топ-менеджерів була змушена виїхати за кордон, продовжуючи при цьому управляти українськими компаніями дистанційно. Одним із найпопулярніших напрямків для такої релокації стала Польща, звідки директори проводять онлайн-зустрічі, погоджують платежі, ведуть переговори з клієнтами та приймають ключові управлінські рішення.

На перший погляд, сам по собі переїзд керівника чи власника не повинен суттєво впливати на діяльність юридичної особи, яка залишається зареєстрованою та продовжує сплачувати податки в Україні. Водночас для податкових органів значення має не лише країна реєстрації компанії, а й те, де фактично здійснюється її діяльність та управління. За певних обставин тривала присутність директора чи іншого ключового менеджера в Польщі може поставити питання про виникнення постійного представництва, а в більш складних випадках навіть про податкове резидентство самого ТОВ.

У цій статті пропонуємо розібратися, за яких обставин управління українською компанією з Польщі може створити податкові ризики, коли дистанційна робота директора здатна призвести до виникнення постійного представництва, у яких випадках Польща може поставити питання про податкове резидентство компанії та які податкові наслідки переїзду слід враховувати її власнику.

Переїзд директора чи власника до Польщі: що змінюється?

Перш ніж аналізувати податкові наслідки для самої української компанії, варто визначити статус її власника чи директора. Слід враховувати, що тривале проживання у Польщі може призвести до набуття польського податкового резидентства та, відповідно, виникнення обов’язку декларувати там не лише польські, а й іноземні доходи, зокрема отримані з України.

Відповідно до п. 1–2 ч. 1a ст. 3 Закону Республіки Польща від 26 липня 1991 року про податок на доходи фізичних осіб фізична особа вважається такою, що має місце проживання у Польщі для податкових цілей, якщо вона має на її території центр особистих або економічних інтересів (ośrodek interesów życiowych) або перебуває у Польщі понад 183 дні протягом податкового року. Тобто поширене правило «183 днів» не є єдиним критерієм, а за певних обставин польське резидентство може виникнути і раніше, якщо саме з Польщею особа має найбільш тісні особисті чи економічні зв’язки.

При цьому переїзд до Польщі не означає автоматичної втрати українського податкового резидентства. Якщо за внутрішнім законодавством обидві держави вважають особу своїм резидентом, виникає конфлікт подвійного резидентства, який має вирішуватися відповідно до Конвенції між Україною та Польщею про уникнення подвійного оподаткування. Саме від результату такого аналізу залежатиме, зокрема, порядок оподаткування дивідендів українського ТОВ, заробітної плати/ іншої винагороди та доходів його директора чи власника.

Однак податкове резидентство самої фізичної особи не єдиний ризиковий момент. Окремі податкові нюанси можуть виникати коли разом із директором до Польщі фактично переміщується і частина діяльності українського ТОВ. Чи може квартира, з якої директор щоденно керує бізнесом, перетворитися для податкових цілей на польський офіс компанії? Саме це питання нещодавно стало предметом спору між українським бізнесом та польським податковим органом.

Чи може квартира директора стати постійним представництвом українського ТОВ?

Одним із ключових податкових ризиків при тривалому управлінні українською компанією з Польщі є можливість виникнення там постійного представництва (zakład podatkowy) такої юридичної особи.

У такому разі Польща отримує право оподатковувати частину прибутку української компанії, що відноситься до діяльності такого представництва. Особливо актуальним це питання стало із поширенням дистанційної роботи, коли компанія формально не має офісу за кордоном, але її працівники чи керівники протягом тривалого часу працюють зі своїх квартир.

Показовою у цьому контексті є справа української компанії, яку 19 лютого 2026 року розглянув Воєводський адміністративний суд у Глівіце (справа № I SA/Gl 947/25). Директор та заступник директора компанії після початку повномасштабної війни переїхали до Польщі та продовжили дистанційно працювати на українське ТОВ із орендованих ними квартир. Одночасно вони зареєстрували у Польщі одноосібну господарську діяльність (JDG) (аналоги українських ФОП) та уклали з компанією договори щодо надання маркетингових і консультаційних послуг, пов’язаних із розвитком бізнесу на європейському ринку.

Чому польська податкова вважала це постійним представництвом?

Польський податковий орган (Krajowa Informacja Skarbowa, далі – KIS) спочатку зайняв досить жорстку позицію. На думку KIS, регулярне виконання роботи з одного місця протягом тривалого часу могло означати наявність у компанії постійного місця ведення діяльності навіть без формальної оренди офісу. Додатковим аргументом стало те, що діяльність директорів була безпосередньо пов’язана з роботою компанії та не зводилася виключно до технічних чи допоміжних функцій.

У результаті податковий орган дійшов висновку про виникнення в української компанії постійного представництва в Польщі.

Чому суд не погодився?

Суд із таким підходом не погодився. Ключовим стало питання про те, чи знаходилося житло директорів фактично у розпорядженні української компанії.

ТОВ не орендувало та не оплачувало ці приміщення, не вимагало від працівників виконувати роботу саме з квартир, не мало до них доступу та не використовувало їх для зустрічей із клієнтами чи іншими співробітниками. Квартири також жодним чином не позначалися як місце діяльності компанії.

За таких умов суд дійшов висновку, що сам факт дистанційної роботи та надання працівникам ноутбуків чи іншого обладнання не означає, що приватне житло автоматично стає офісом роботодавця.

Рішення WSA набрало законної сили 28 квітня 2026 року. Після його отримання KIS був зобов’язаний повторно розглянути заяву з урахуванням правової оцінки суду. У результаті 21 серпня 2026 року податковий орган видав нову індивідуальну інтерпретацію, в якій уже визнав позицію української компанії правильною: за описаних обставин постійне представництво в Польщі не виникає.

Що це означає для бізнесу?

Тож сама по собі тривала дистанційна робота директора з квартири у Польщі ще не означає автоматичного виникнення там постійного представництва українського ТОВ. Водночас це не універсальне правило для будь-якої дистанційної моделі. Значення матиме те, наскільки компанія фактично контролює відповідне місце та яку саме діяльність здійснює з Польщі її директор.

До того ж відсутність постійного офісу ще не виключає такої підстави для кваліфікації наявності представництва як діяльності особи, яка фактично діє від імені компанії та укладає для неї договори.

А чи можливе постійне представництво без офісу?

Відсутність офісу чи іншого постійного місця діяльності у Польщі ще не виключає виникнення постійного представництва. Відповідно до п. 5 ст. 5 Конвенції між Україною та Польщею про уникнення подвійного оподаткування, якщо особа діє від імені підприємства та має повноваження укладати від його імені договори у Польщі, за певних умов діяльність такої особи може створювати постійне представництво компанії.

Цей ризик особливо актуальний для директорів та топменеджерів, які після переїзду зберегли широкі повноваження в українському ТОВ. Якщо директор із Польщі веде переговори, погоджує істотні умови та укладає договори від імені компанії, відсутність формального офісу сама по собі не захищає від ризику виникнення польського постійного представництва.

У розглянутій вище справі директори також мали повноваження щодо укладення договорів, однак, за описаними обставинами, після переїзду до Польщі ними не користувалися. Тож при оцінці податкових ризиків слід аналізувати не лише те, звідки працює директор, а й те, які повноваження він фактично реалізує, перебуваючи у Польщі.

Українське ТОВ як податковий резидент Польщі

Ще серйозніший ризик виникає, якщо з Польщі здійснюється не просто окрема діяльність компанії, а фактичне управління нею. Відповідно до ч. 1 ст. 3 Закону Республіки Польща від 15 лютого 1992 року про податок на доходи юридичних осіб платники податку, які мають місцезнаходження або управління на території Польщі, підлягають оподаткуванню там з усіх своїх доходів незалежно від місця їх отримання.

При цьому ч. 1a ст. 3 вказаного Закону уточнює, що управління вважається таким, що здійснюється на території Польщі, зокрема, якщо там організовано та на постійній основі ведуться поточні справи платника податку, у тому числі на підставі корпоративних документів, наданих повноважень або відповідних зв’язків.

На практиці ризик зростає, коли у Польщі постійно перебуває директор чи більша частина менеджменту, звідти приймаються ключові бізнес-рішення, контролюються фінанси, погоджуються значні договори та фактично координується щоденна діяльність ТОВ. У такій ситуації мова може йти вже не про оподаткування окремої частини прибутку через постійне представництво, а про претензію Польщі на податкове резидентство самої компанії.

При цьому факт української реєстрації ТОВ нікуди не зникає, тому потенційно виникає конфлікт подвійного резидентства. Для таких випадків п. 3 ст. 4 Конвенції між Україною та Польщею передбачає:

Юридична особа, яка за внутрішніми правилами є резидентом обох держав, вважається резидентом тієї держави, де знаходиться її місце фактичного управління (place of effective management).

Отже, формальна адреса компанії має значення, але вирішальним може стати те, звідки вона реально управляється.

Оподаткування доходів власника української компанії

Питання оподаткування у таких транскордонних випадках виникає не лише на рівні самої компанії, а й щодо доходів її власника чи директора. Так, якщо власник українського ТОВ постійно проживає у Польщі та визнається її податковим резидентом, окремі доходи можуть одночасно підпадати під оподаткування в Україні як доходи з українського джерела та у Польщі як доходи польського податкового резидента.

Для прикладу розглянемо дивіденди, що отримуються такою фізичною особою від українського ТОВ. Відповідно до пп. 14.1.54 ПКУ, дивіденди, які виплачує резидент України, є доходом з джерелом походження з України. При виплаті звичайних дивідендів українським ТОВ — платником податку на прибуток — з них, як правило, утримується 5% ПДФО, а також військовий збір. Водночас якщо одержувач дивідендів є податковим резидентом Польщі, такий дохід підлягає оподаткуванню і там за ставкою 19% PIT. Стаття 10 Конвенції між Україною та Польщею допускає оподаткування дивідендів в обох державах, а механізм уникнення подвійного оподаткування дозволяє врахувати податок на доходи, сплачений в Україні, при визначенні польського податкового зобов’язання.

Спірне питання: а що з військовим збором?

Окреме питання виникає щодо українського військового збору. Українська ДПС виходить із того, що Конвенція між Україною та Польщею не поширюється на військовий збір, а тому механізм уникнення подвійного оподаткування не застосовується до нього так само, як до ПДФО. Через це неочевидним залишається і питання, чи може сума сплаченого в Україні військового збору бути зарахована в рахунок польського податку на доходу (PIT). Тому проста формула «5% сплатили в Україні — 14% доплатили у Польщі» не завжди відображатиме фактичне податкове навантаження і потребує окремого аналізу в конкретній ситуації.

Чеклист податкових ризиків при управлінні компанією з-за кордону

Як бачимо, сам факт переїзду власника чи директора до Польщі не означає автоматичного виникнення податкових зобов’язань для українського ТОВ. Водночас ризики суттєво зростають, якщо разом із керівником за кордон фактично переміщуються управлінські функції та частина діяльності компанії.

Тож при аналізі такої структури радимо звернути увагу, зокрема, на наступне:

1. Місце фактичного управління. Де реально приймаються ключові рішення, погоджується бюджет, контролюються фінанси та визначається стратегія компанії.
2. Повноваження директора у Польщі. Чи веде він переговори, погоджує істотні умови та укладає договори від імені українського ТОВ.
3. Наявність постійного місця діяльності. Чи має компанія фактичний доступ або контроль над квартирою, офісом чи іншим приміщенням у Польщі.
4. Розмежування функцій. Якщо директор одночасно працює через польський аналог ФОП (JDG), слід чітко відокремлювати такі послуги від його функцій як керівника української компанії.
5. Податкове резидентство власника та директора. Тривале проживання у Польщі може впливати на оподаткування дивідендів, винагороди та інших доходів фізичної особи.
6. Документування управлінських процесів. Процес прийняття корпоративних рішень, засідання органів управління та розподіл повноважень мають відповідати фактичній моделі роботи компанії.

Ключовим у такому аналізі є не формальна адреса українського ТОВ, а реальна організація його діяльності. Якщо основні управлінські функції, переговори та прийняття рішень поступово переміщуються до Польщі, зростає і ймовірність того, що польські податкові органи поставлять питання про оподаткування діяльності компанії на своїй території. Окремі податкові ризики можуть виникати і з боку української ДПС. Детально про проведення податкових перевірок, винесення ППР та можливості його оскарження ми писали у цій статті.

Висновки

Отже, дистанційне управління українською компанією з Польщі саме по собі не означає автоматичного виникнення там постійного представництва чи зміни податкового резидентства ТОВ. Водночас чим більше управлінських функцій, повноважень та бізнес-процесів фактично переміщується за кордон, тим вищими стають відповідні податкові ризики.

Саме тому при тривалому проживанні власника або директора у Польщі доцільно аналізувати не лише його особисте податкове резидентство, а й фактичну модель роботи всієї компанії. Своєчасний перегляд корпоративної структури, повноважень менеджменту та порядку прийняття рішень дозволяє виявити потенційні ризики ще до того, як вони стануть предметом уваги податкових органів.

Якщо ви управляєте українською компанією з Польщі та бажаєте оцінити потенційні податкові ризики такої моделі роботи, звертайтеся до Legal IT Group. Ми допоможемо проаналізувати структуру управління компанією, повноваження директорів та власників, ризики виникнення постійного представництва чи зміни податкового резидентства, а також запропонуємо практичні кроки для їх мінімізації.