Резюме кандидатів у пошті
доступ мають усі рекрутери, документи не видаляються після завершення відбору.
01
GDPR у HR-процесах: обробляємо резюме кандидатів правильно
Рекрутинг повинен мати правову підставу, і це не завжди згода.
Контекст проблематики
Де ховаються ризики?
HR-відділ часто акумулює чи не найбільшу кількість персональних даних у компанії.
Резюме кандидатів, мотиваційні листи, результати тестових завдань, медичні довідки, копії паспортів та дипломів, відгуки з попередніх місць роботи – усе це персональні дані.
Нерідко буває так, вони зберігаються в пошті, месенджерах, на Google Drive або на паперових носіях, але ніхто не задається питанням, чи безпечне таке зберігання. Це створює ризики для бізнесу.
-
-
Медичні довідки
зберігаються довше, ніж потрібно, без обмежень доступу.02 -
Оцінки продуктивності
часто зберігаються у відкритих таблицях або чатах, де до них мають доступ сторонні працівники, що можуть розголосити чутливу інформацію.03 -
Документи у месенджерах
резюме пересилаються в Telegram/WhatsApp, після чого компанія втрачає контроль над даними.04 -
Відсутність retention policy
незрозуміло, як довго зберігати резюме невдалих кандидатів і коли їх видаляти.05
Інсайти
-
Згода – не абсолютна підстава для обробки
Ім’я, контакти, фото, досвід роботи, освіта – усе це персональні дані, які потребують правової підстави для обробки, але не завжди за згодою кандидата -
Мінімізація – головний принцип
Збирайте тільки ті документи, які реально потрібні для працевлаштування. Для інших – подбайте про обґрунтування, яке витримає перевірку наглядовим органом. -
Retention policy для HR
Встановіть строки зберігання даних кандидатів і автоматично видаляйте після їх завершення, якщо кандидат не надав згоду на подальше зберігання. -
Конфіденційність всередині компанії
Доступ до резюме та оцінок має бути лише у тих, хто реально бере участь у відборі чи оцінюванні, а не у всього офісу. -
Прозорість перед кандидатами
Кандидат має знати, як довго компанія зберігатиме його резюме, і мати можливість вимагати видалення у будь-який момент. Повідомте його про це правильно.
Що варто зробити вже зараз
-
Провести аудит HR-документів
де і в якому вигляді зберігаються резюме, медичні довідки, оцінки працівників.
-
Розробити retention policy
встановити чіткі строки зберігання резюме кандидатів та іншої HR-документації.
-
Впровадити безпечні інструменти зберігання
замінити месенджери та Google Sheets на HRM-системи з контрольованим доступом.
-
Оновити внутрішні інструкції для HR
навчити рекрутерів, що можна збирати і як з цим поводитися.
-
Комунікувати з кандидатами
додати до вакансій чи форми подачі резюме повідомлення про обробку даних.
Актуальні та практичні статті по темі
- Data protection officer
- AI compliance officer
- Data privacy compliance
- Дія.City
- Digital Millennium copyright Act
- Торгова марка в IT
Пишемо про те, що практикуємо
IP, GDPR, контракти та спори, а також про правові аспекти імплементації таких технологій, як штучний інтелект чи кращі практики реалізації конкретних юридичних рішень.
-
Як ви працюєте з IT-компаніями?
Ми співпрацюємо з IT-компаніями на різних етапах їхньої діяльності, забезпечуючи комплексну правову підтримку, яка охоплює як юридичне оформлення бізнесу, так і захист інтелектуальної власності, контракти та конфіденційність.
-
Як захистити свої авторські права в ІТ?
Щоб захистити авторські права в IT, важливо фіксувати своє авторство (дата створення, реєстрація в Укрпатенті), укладати договори з чіткими умовами, використовувати ліцензії для продуктів, підписувати NDA з партнерами, а також впроваджувати цифрові “водяні знаки” чи підписи в продукти. У разі порушення ваших прав звертайтеся до експертів у сфері права, таких як компанія Legal IT, яка допоможе моніторити порушення та вживати юридичних заходів для захисту вашої інтелектуальної власності.
-
Як швидко ви реагуєте на запити?
Ми прагнемо оперативно реагувати на всі запити користувачів, оскільки розуміємо важливість своєчасного вирішення питань, пов’язаних із правовими аспектами діяльності в ІТ. Термін відповіді залежить від складності запиту, однак у більшості випадків ми надаємо зворотний зв’язок протягом 7 календарних днів.
-
Як ви забезпечуєте конфіденційність?
Забезпечення конфіденційності є для нас пріоритетом, тому ми впроваджуємо комплекс заходів для захисту персональних даних та іншої чутливої інформації. Ми збираємо та обробляємо дані відповідно до чинного законодавства, зокрема Закону України «Про захист персональних даних». Доступ до інформації мають лише уповноважені особи, а передача даних третім сторонам здійснюється виключно у випадках, передбачених законом або за згодою користувача.
-
Як Legal IT Group допомагає з GDPR compliance та CCPA compliance?
Legal IT Group надає послуги з дотримання GDPR (ЄС) та CCPA (Каліфорнія) завдяки команді професіоналів із сертифікатами CIPP/E, CIPP/US, CIPM, CIPT, LLM, FIPP. Legal IT Group допомагає проводити GDPR аудит, створювати GDPR документи (Privacy Policy, RoPA, DPA,TIA, LIA, DPIA тощо), давати відповіді на запити користувачів (Data Subject Requests) та проводити GDPR тренінги для команди. Legal IT Group виступають як зовнішні DPO для міжнародних компаній з мільйонами даних користувачів.
-
З чим Legal IT Group допомагає з гіг-контрактами та ІТ-контрактами?
Legal IT Group допомагає підготувати IT-контракти, гіг-контракти для резидентів Дія.Ciті, договір про розробку програмного забезпечення, ліцензійну угоду, Terms of Use, Terms of Service, Публічна оферта, угода користувача для сайту та застосунку, а також договір про конфіденційність (NDA), неконкуренцію (NCA) та трудова угода для команди. Legal IT Group кастомізує кожен договір під специфіку вашого бізнесу, забезпечує дотримання законодавчих вимог та захист інтересів компанії і команди.
-
Як Legal IT Group допомагає у захисті торговельних марок у США, ЄС та Великій Британії?
Один з напрямів роботи Legal IT Group — реєстрація торговельної марки у США, ЄС, Великій Британії, Канаді, Австралії, Україні та інших юрисдикціях. Legal IT Group допомагає реєструвати торговельні марки, проводити IP-аудит компанії, забезпечувати захист авторських прав через процедури DMCA, надає консультації щодо доменних спорів за процедурою UDRP та представляє інтереси клієнтів у судових спорах щодо порушень авторських прав. Legal IT Group допомагає бізнесу захищати бренди та інтелектуальну власність у різних юрисдикціях.
-
Чим Legal IT Group допомагає у сфері авторських прав?
Legal IT Group надає послуги адвокатів з авторські права, які вирішують спори щодо авторського права. Legal IT Group допомагає у підготовці та подання позову проти порушення авторського права, представляє інтереси клієнтів у суді та надає консультації щодо захисту авторських прав в судовому порядку. Legal IT Group має досвід у вирішенні спорів щодо авторських прав та забезпечує ефективний захист інтересів клієнтів.
-
Як Legal IT Group допомагає з AI compliance та AI regulation?
Legal IT Group супроводжує бізнес у питаннях дотримання вимог AI Act, AI Privacy Policy та інших міжнародних стандартів у сфері штучного інтелекту. Команда юристів проводить AI аудит, розробляє внутрішні AI policy, Terms of use для B2B та B2C AI продуктів, проводить ШІ комплаєнс тренінги, надає послуги IP-консалтингу та розробки документів для ШІ-проєктів, допомагає інтегрувати принципи responsible AI у бізнес-процеси. Legal IT Group консультує технологічні компанії щодо прозорості алгоритмів, управління ризиками та відповідності AI governance framework.